Abweichungsmanagement nach IFS Food 8: Was Dienstleister wissen müssen
IFS Food 8 stellt klare Anforderungen an den Umgang mit Abweichungen in Schädlingsbekämpfung und Hygienekontrolle. Wer diese nicht strukturiert dokumentiert, riskiert Major Non-Conformities beim Audit.
Was versteht IFS Food unter einer Abweichung?
Eine Abweichung (Non-Conformity) liegt vor, wenn eine festgelegte Anforderung nicht erfüllt wird. Das kann ein fehlendes Monitoringprotokoll sein, ein Schädlingsfund ohne dokumentierte Maßnahme, ein abgelaufenes Produkt oder eine nicht durchgeführte Prüfung.
IFS Food 8 unterscheidet drei Schweregrade, die direkt auf das Gesamtergebnis des Audits einzahlen:
Minor (KO-frei)
Geringe Abweichung ohne unmittelbares Risiko. Dokumentation und Maßnahmenplan erforderlich. Wertung: Punktabzug.
Major
Erhebliche Nichterfüllung mit potenziellem Risiko. Korrekturmaßnahme mit Nachweis zwingend. Wertung: Starker Punktabzug.
KO (Critical)
Schwerwiegende Verletzung zentraler Anforderungen. Führt direkt zum Nicht-Bestehen des Audits. Sofortmaßnahme erforderlich.
Was muss dokumentiert werden?
IFS Food 8 (Kapitel 5.11) fordert für jede Abweichung eine nachvollziehbare Dokumentation:
- Beschreibung der Abweichung (Was wurde festgestellt?)
- Datum und Ort der Feststellung
- Verantwortliche Person (mit nachweisbarer Identität)
- Unmittelbare Korrektur (Sofortmaßnahme)
- Ursachenanalyse (Root Cause)
- Korrekturmaßnahme zur Wiederholung verhindern
- Nachweis der Wirksamkeit der Maßnahme
- Freigabe durch autorisierten Verantwortlichen
Der Corrective Action Workflow
Abweichung erfassen
Beschreibung, Schweregrad, Datum, Ort, verantwortliche Person
Sofortmaßnahme dokumentieren
Was wurde unmittelbar getan? Mit Zeitstempel und Ausführendem
Ursache analysieren
Root Cause: Warum ist die Abweichung entstanden?
Korrekturmaßnahme festlegen
Fälligkeit, Verantwortlicher, Maßnahme zur Wiederholung verhindern
Wirksamkeit prüfen
Follow-up: Wurde die Maßnahme umgesetzt? Hat sie gewirkt?
Freigabe & Archivierung
Freigabe durch autorisierten Manager, revisionssichere Speicherung
Schädlingsbekämpfung und IFS: Besonderheiten
Für Schädlingsbekämpfungsdienstleister ergibt sich eine Besonderheit: Das IFS prüft nicht nur den Betrieb selbst, sondern auch die Qualität der externen Dienstleister. Das bedeutet: Auch als Schädlingsbekämpfer müssen Sie IFS-konforme Dokumentation liefern können.
Monitoringpläne mit Stationskarte und Intervallnachweis
Befunddokumentation mit Nachweisfoto
Einsatz von Bioziden mit Zulassungsnummer und Mengenangabe
Techniker-Qualifikationsnachweis (Sachkundenachweis)
Korrektive Maßnahmen bei Befund mit Folgekontrolle