Welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen — vollständige Übersicht aller gesetzlichen Fristen.
Achtung: Die meisten Aufbewahrungsfristen beginnen nicht mit der Erstellung, sondern mit dem Ende des Vorgangs (letzter Eintrag, Vertragsende). Bei der Berechnung immer das spätere Datum heranziehen.
| Dokumententyp | Mindestfrist | Rechtsgrundlage | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Biozid-Register / Anwendungsnachweis | 10 Jahre | TRGS 523 | Ab Datum des letzten Eintrags |
| Serviceprotokolle (Schädlingsbekämpfung) | Mind. bis übernächstes Audit | IFS Food 8 / BRCGS | Empfehlung: 10 Jahre digital |
| Befallsprotokolle | 10 Jahre | TRGS 523 + Hygienerecht | Inkl. Fotos und Maßnahmen |
| Monitoringpläne | Dauerhaft (aktuelle Version) | IFS Food 8 §4.13 | Ältere Versionen mind. 5 Jahre |
| Sachkundenachweise (Mitarbeiter) | Gültigkeitsdauer + 5 Jahre | BioziDV §10 | Auch nach Mitarbeiteraustritt |
| Sicherheitsdatenblätter | Solange im Einsatz + 10 Jahre | GefStoffV §6 | Aktuelle Version muss immer griffbereit sein |
| Betriebsanweisungen | 10 Jahre nach letzter Gültigkeit | GefStoffV §14 | Jährlich zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren |
| Schulungsnachweise Mitarbeiter | 5 Jahre nach der Unterweisung | ArbSchG / GefStoffV | Jährliche Unterweisung vorgeschrieben |
| Rechnungen / Auftragsbestätigungen | 10 Jahre | HGB §257 / AO §147 | Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht |
| Kunden-Korrespondenz mit Befundinhalt | 6–10 Jahre | HGB §257 | E-Mails mit Befundinhalt gelten als Geschäftsbriefe |
Protokolle, Biozid-Register und Sachkundenachweise werden revisionssicher gespeichert — mit Erinnerungen bei auslaufenden Fristen.
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