Was bedeutet Revisionssicherheit konkret? Welche Anforderungen gelten und wie setzen Sie sie in der Praxis um.
Einmal erstellte Protokolle dürfen nachträglich nicht mehr geändert werden. Korrekturen müssen als neue Version mit Änderungshistorie sichtbar sein.
Alle Pflichtangaben müssen vorhanden sein: Datum, Uhrzeit, Techniker, Standort, eingesetzte Mittel mit Zulassungsnummer, Befund, Maßnahme.
Dokumente müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist (mind. 10 Jahre für Biozidnachweise) vollständig lesbar sein.
Jeder Eintrag muss eindeutig einer Person, einem Zeitpunkt und einem Objekt zugeordnet werden können.
Auf Verlangen der Behörde müssen Unterlagen innerhalb kurzer Zeit vorgelegt werden können – analog oder digital.
Digitale Dokumente müssen gegen Manipulation geschützt sein (Prüfsummen, Audit-Log, elektronische Signatur).
| Kriterium | Digital (Software) | Papier |
|---|---|---|
| Manipulationsschutz | Automatische Prüfsummen, Audit-Log | Manueller Aufwand, Korrekturen sichtbar |
| Verfügbarkeit | Sofort abrufbar, auch remote | Physische Suche, Scannen notwendig |
| Vollständigkeit | Pflichtfelder erzwingbar | Abhängig von Disziplin |
| Aufbewahrung | Automatisch, keine Lagerkosten | Archivraum, Brandschutz nötig |
| Behördenvorlage | Export als PDF mit einem Klick | Kopieren oder Scannen |
| Rechtssicherheit | Bei zertifizierter Software hoch | Bei sorgfältiger Führung ebenfalls anerkannt |
Alle Protokolle werden mit Zeitstempel, Prüfsumme und Audit-Log gespeichert – GoBD- und TRGS-523-konform, sofort behördenfertig.
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